Kristina Alvendal: Tid är det enda man får mer av om man använder den

KRÖNIKA | Statliga myndigheter måste börja mäta och respektera tid på samma sätt som människor gör i sina egna liv. Långa väntetider, avsaknad av deadlines och otydliga processer handlar inte främst om lagar eller regler, utan om kultur, ledarskap och styrning, menar Kristina Alvendal.

När en minut har gått så får vi aldrig tillbaka den. Tid är därför unikt. Mycket annat kan du få tillbaka om du ångrar dig. Köper du något har du som konsument ångerrätt. Lånar du ut en tröja till en kompis kan du alltid säga att du gärna vill ha tillbaka den. På biblioteket kan du låna en bok och sedan kan till och med någon annan låna samma bok.

Tid är unik på ett annat sätt. Alla har lika mycket. Den är rättvist fördelad.

Tid är unik på ett annat sätt. Alla har lika mycket. Den är rättvist fördelad. Ingen har mer tid än någon annan på ett dygn. Ingen kan ta den ifrån dig. Du är ansvarig för hur du använder den.

Och eftersom tid är något som försvinner blir det än viktigare att använda den väl. Och att respektera andras tid. När du är sen slösar du bort någon annans tid. Tid som aldrig kommer tillbaka.

Denna unika råvara är kanske därför det mest värdefulla vi har. Vi är många som vet detta och förädlar den genom att fylla den med meningsfullt innehåll. Arbete, ideellt arbete, trädgårdssysslor, hushållsarbete, bokläsning, klassföräldrarfix, idrottstränare, resor, upplevelser, träffa kompisar, och så vidare. Många företag vet också detta. Det är avgörande att den tid som medarbetarna lägger på arbete skall fyllas med viktigt innehåll. Det finns därför tydliga deadlines. Många räknar debiterbara timmar. Arbetsuppgifter schemasätts.

Fram till nu är alla som läser min krönika med. Hur kommer det sig då att många statliga myndigheter som har viktiga uppgifter att fylla och som är mycket efterfrågade inte förhåller sig till tid…? Den mäts inte. Den värderas inte. Den är en nullitet.

I Sverige pågår just nu en intensiv debatt och diskussion om behovet av snabbare tillståndsprocesser. Sverige tappar i både konkurrenskraft och produktivitet när olika beslut drar ut på tiden.

Det är inte lätt att förstå att en medarbetare i en statlig myndighet, som privat är aktiv i idrottsföreningen, hämtar och lämnar barnen på diverse aktiviteter, reser, ställer upp och bakar när klassen skall samla pengar till skolresan och ser till att barnen kommer till skolan i tid inte förhåller sig till tid på jobbet. Men det verkar hända något när personerna i fråga kliver in på arbetsplatsen. För här finns inte tiden närvarande.

Man jobbar inte med tydliga deadlines. Inga tidsplaner kommuniceras externt till de som behöver veta när man skall få ett besked. Remissvar från andra myndigheter svarar man inte på i tid. Detta för med sig att medarbetarna på den andra myndigheten också sätts på vänt.

Det är ju samma personer men ändå så olika och de har lika mycket tid som alla vi andra. Slutsatsen måste vara att det är kulturen och arbetssätten på den aktuella myndigheten som är skälet till en förändrad inställning till tid.

Det är inte lagar och regler som idag hindrar myndigheter från att mäta och respektera tid

Det är detta som behöver ändras när vi nu hör unisona uttalanden från politiken och näringslivet. Det är inte lagar och regler som idag hindrar myndigheter från att mäta och respektera tid. Det verkar i stället vara ledarskap och management. Eller brist på styrning från regeringen.

I samband med att en ansökan om ett tillstånd/myndighetsbeslut inkommer skall myndigheten självklart börja med att sätta en tidplan. Denna tidplan bör innehålla även tiden fram till dess att en handläggare utses. Hur vanligt är det egentligen att ärenden blir liggande i väntan på en handläggare? Väldigt vanligt om du frågar företagen. Ibland är ”väntetiden” på en handläggare flera år. Men eftersom tiden inte mäts vet vi inte säkert.

Om vi låter medarbetarna på myndigheterna använda sig av samma synsätt på tid som de har privat kommer mycket att kunna hända. Vem räknar inte dagarna till dess att semesterresan sker. Innan dess är det en rad saker som skall göras. Man skall handla ny bikini. Köpa sololja. Resväskan som gick sönder måste lagas. Pengar skall växlas. Och just det, passet måste vara giltigt. Och allt måste ske innan avresedagen.

På samma sätt kan man räkna dagarna fram till dess att ett tillståndsärende ska vara beslutat. Innan dess skall det ske en rad saker. Miljöinventeringen skall genomföras på rätt årstid. Remissinstanserna skall svara i tid på olika frågor. Mätningar skall göras. Solljus kartläggas. Trafikutredningen skall beställas. Avvägningar skall göras. Beslutet skall sedan fattas – i tid. För vem skulle privat vilja missa flyget?

Kristina Alvendal
Samhällsbyggare, stadsbyggnadsexpert och nationell industrisamordnare